Credi alla forza dei tuoi sogni e loro diventeranno realtà.
Sergio Bambarén
1. INTRODUZIONE
Il presente documento ha lo scopo di integrare e specificare le direttive contenute nello Statuto e riporta le indicazioni necessarie per meglio regolamentare specifici rapporti associativi o attività, approvati secondo le norme statutarie.
Quanto riportato nel presente Regolamento fa riferimento alla rev. 1 del 18.04.2008 dello Statuto.
2. ASSOCIAZIONE DI VOLONTARIATO we have a dream
L’associazione di volontariato we have a dream, indicata anche come we have a dream o l’Associazione, e identificata con l’acronimo whad, è stata costituita e registrata presso l’Agenzia delle Entrate in data 14.06.2007 e riconosciuta ONLUS di diritto attraverso la determinazione n°D0026 del 07/01/08, con la quale è stata iscritta nel Registro Regionale delle Organizzazioni di Volontariato nella Sezione “cultura”.
Il logo dell’Associazione (di cui è riportata a lato copia conforme all’originale) è rappresentato da una farfalla il cui corpo è formato dalla scritta we have a dream. Ai sensi degli artt. 2571 e 2598 del Codice Civile, il logo e il nome dell’Associazione possono essere utilizzati solo dalla stessa. E’ vietato l’utilizzo del logo e del nome dell’Associazione per scopi diversi da quelli associativi e/o non approvati dal CD.
Gli ideali e gli obiettivi di we have a dream sono riportati nei testi contenuti nel documento wehaveadream.info e pubblicati sul sito www.wehaveadream.info, indicato di seguito anche come il Sito.
L’Associazione è rappresentata dal Consiglio Direttivo, i cui membri sono coadiuvati dai Soci Attivi cui sono stati assegnati ruoli di responsabilità, e si occupa della diffusione dell’informazione sulle seguenti tematiche sociali:
- diritti animali
- diritti umani
- energia e ambiente
- cultura e società
nell’ambito delle quali sono stati definiti i seguenti settori:
1.a vivisezione
1.b abbandono
1.c spettacoli con animali
2.a solidarietà fra popoli
2.b diritti delle donne
2.c diritti dei bambini
2.d diritti degli omosessuali
3.a architettura sostenibile
3.b incenerimento dei rifiuti
3.c energie alternative
Oltre agli incarichi di Presidente, Vicepresidente, Segretario, Tesoriere e Responsabile di Settore, i cui compiti fondamentali sono riportati nello Statuto, vengono individuati alcuni ruoli chiave per la realizzazione delle attività finalizzate al raggiungimento degli obiettivi statutari; in particolare il Webmaster, il Promoter, il Legale, il Responsabile Ufficio Stampa, il Responsabile Ufficio Acquisti, il Responsabile Tavoli Informativi e il Coordinatore Artistico.
Il Presidente ha la rappresentanza legale dell’Associazione nei confronti di terzi e convoca e presiede le adunanze del Consiglio Direttivo, dell’Assemblea dei Soci e del Gruppo Attivo.
Tutti i documenti cartacei e informatici dell’Associazione sono conservati dal Presidente.
Viene effettuato un back-up dei documenti informatici almeno una volta al mese. Tutti i membri del CD devono avere una copia dei documenti informatici aggiornata.
Il Vicepresidente collabora con il Presidente e lo sostituisce in sua assenza.
Il Segretario provvede all’aggiornamento del Registro dei Volontari, del Libro dei Soci, del Libro dei Verbali delle riunioni del Consiglio Direttivo e del Libro dei Verbali delle riunioni dell’Assemblea.
Il Tesoriere tiene aggiornati i conti dell’Associazione e predispone il bilancio preventivo e consuntivo. Inoltre custodisce la cassa dell’Associazione, autorizza e liquida i rimborsi spese, effettua i versamenti sul conto dell’Associazione e tiene sotto controllo le scadenze e le spese relative al conto corrente postale, alla polizza assicurativa per gli iscritti nel Registro dei Volontari e alle schede telefoniche dell’Associazione.
I Responsabili di Settore sono responsabili degli eventi e delle iniziative legati al settore di competenza, nel rispetto delle direttive stabilite dal CD, la cui realizzazione è comunque compito di tutti i Responsabili e dei membri del CD, e del coordinamento dei Volontari coinvolti nelle suddette attività.
Il Webmaster è responsabile della gestione e dell’aggiornamento del sito internet dell’Associazione, della gestione dello scambio di link con altri siti e della visibilità su internet del Sito; svolge anche attività di designer ed è responsabile della grafica e della realizzazione del materiale pubblicitario e informativo dell’Associazione.
Il Promoter ha il compito di promuovere l’Associazione e le sue iniziative, di trovare aziende o società interessate a sostenere le attività dell’Associazione e di tenere contatti con associazioni o privati interessati a collaborazioni con we have a dream. Inoltre gestisce il blog del Sito e il gruppo we have a dream su Facebook.
Il Legale assicura che l’Associazione e la documentazione da questa emessa rispettino la normativa vigente, gestisce le controversie legali e tutela l’Associazione dal punto di vista civile e penale.
Inoltre si informa su requisiti richiesti per la partecipazioni a bandi e concorsi e all’assegnazione di fondi.
Il Responsabile Ufficio Stampa tiene i contatti con i media per la diffusione dei comunicati relativi alle iniziative dell’Associazione ed elabora la rassegna stampa a seguito di ciascun evento organizzato da we have a dream.
Il Responsabile Ufficio Acquisti verifica i costi dei beni da acquistare o affittare, confronta i preventivi di diversi possibili fornitori di prodotti o servizi e propone al CD le migliori offerte, valutate in base al costo e alla qualità del prodotto o servizio. Sulla base delle indicazioni del CD, effettua l’acquisto o l’affitto del bene e si coordina con il Tesoriere per il pagamento del fornitore.
Il Responsabile Tavoli Informativi coordina le attività correlate con i tavoli informativi dell’Associazione. È responsabile dell’individuazione dei Volontari da assegnare al tavolo informativo, della preparazione del materiale necessario, dell’allestimento del tavolo informativo, del coordinamento dei Volontari assegnati, dell’emissione delle ricevute a fronte di donazioni, della compilazione dei moduli previsti, della tenuta della contabilità relativa al tavolo informativo, della rendicontazione dei materiali, dello smontaggio del tavolo e del recupero di tutto il materiale al termine della giornata.
Il Coordinatore Artistico coadiuva il CD nell’organizzazione degli spettacoli e degli eventi per quanto concerne l’interazione con e tra gli artisti e i professionisti che collaborano con l’Associazione, nel rispetto delle direttive stabilite dal CD.
A queste figure chiave vengono assegnati un numero telefonico e/o un indirizzo e-mail pubblicati sul Sito nella sezione dedicata ai contatti.
Le schede telefoniche utilizzate dall’Associazione sono registrate a nome della stessa e del rappresentante legale.
Ai Consiglieri Direttivi e, in caso di necessità, alle altre figure chiave, viene fornito un telefono cellulare di proprietà dell’Associazione. Scheda telefonica e cellulare devono essere restituiti nel momento in cui non si ricopre più un incarico compreso tra le figure chiave suddette.
Nel documento “Firma per ricevuta” sono riportati i nomi e le firme delle persone autorizzate dal Presidente a firmare in sua vece le ricevute emesse a nome dell’Associazione, per finalità attinenti agli scopi associativi e nel rispetto dello Statuto. In caso di necessità, i Consiglieri Direttivi possono delegare a firmare altre persone, utilizzando l’apposito modulo.
3. SITO INTERNET www.wehaveadream.info
La struttura e i contenuti del Sito sono condivisi dai membri del CD e riportati nel documento wehaveadream.info; la realizzazione grafica è di responsabilità del Webmaster.
Ogni pagina contiene una citazione attinente ai principi ispirativi dell’Associazione.
Ciascun Responsabile di Settore prepara e fornisce al Webmaster il materiale informativo della pagina del settore di propria competenza, da inserire nel Sito previa approvazione del CD.
Il CD può decidere di dare visibilità al Sito su internet attraverso servizi di visibilità a pagamento, della cui gestione è responsabile il Webmaster.
La responsabilità della gestione del blog di we have a dream e del gruppo we have a dream su Facebbok è affidata al Promoter, il quale pubblica le informazioni ritenute significative per esprimere le idee e le opinioni dell’Associazione, previa condivisione con il CD.
Un’area del Sito è dedicata allo scambio di link con siti aventi ideali affini o siti amici.
4. DOCUMENTAZIONE
L’Associazione utilizza una documentazione che rispetta i requisiti ISO 9001:2000 con lo scopo di poter ottenere una certificazione di Sistema.
Tutti i documenti emessi da we have a dream utilizzano il carattere Century Gothic e sono scritti con tutte le parole in minuscolo, compatibilmente con il corretto uso della grammatica italiana, tranne nel caso delle parole chiave convenzionali relative alla Associazione, quali ad es. Volontari. L’uso del grassetto è riservato al nome we have a dream.
I documenti, i moduli e i modelli dell’Associazione sono elaborati e revisionati dal Presidente, verificati dal Legale, approvati e autorizzati dal Consiglio Direttivo. Il Presidente firma i documenti in rappresentanza del Consiglio Direttivo.
Ogni documento e ogni modulo contengono i seguenti elementi caratteristici: nell’intestazione il logo, la denominazione we have a dream associazione di volontariato, il titolo del documento o del modulo, il nome del file (composto dall’acronimo whad, dal nome del documento e dalla data di emissione o revisione, nel caso dei documenti; dall’acronimo whad, dal nome del modulo e dalla di compilazione o aggiornamento, genericamente indicata con aaaa.mm.gg, nel caso dei moduli), la funzione di chi approva e autorizza il documento o il modulo, l’indice di revisione, la data di emissione o revisione e il numero di pagina corrente rispetto al numero di pagine totali; nel piè di pagina i dati identificativi dell’Associazione (denominazione, indirizzo della sede legale, codice fiscale, recapiti e indirizzo del Sito) o almeno e-mail e indirizzo del Sito.
Nella prima pagina di ciascun documento viene inoltre riportata la tabella delle modifiche apportate al documento stesso.
Tutti i documenti, i moduli e i modelli sono riportati nei rispettivi elenchi, che vengono aggiornati ogni qual volta venga aggiunto un documento, modulo o modello o modificato uno di quelli in elenco.
I documenti essenziali dell’Associazione sono l’Atto Costitutivo, lo Statuto, il Regolamento e il documento wehaveadream.info.
Le versioni originali dei documenti sono conservate dal Presidente o presso la Sede. Sul Sito è pubblicata una copia conforme all’originale dello Statuto, del Regolamento e dei testi riportati nel documento wehaveadream.info.
Tra i modelli dell’Associazione rientrano il timbro, i biglietti da visita e la carta intestata.
I moduli utilizzabili dai Soci, quali la candidatura alle cariche elettive o la delega per votazione in riunione di Assemblea, sono disponibili sul Sito nella pagina relativa ai Soci e Volontari o possono essere richiesti al Consiglio Direttivo, il quale potrà fornire anche informazioni in merito alla loro corretta compilazione.
5. LIBRI SOCIALI
Nel Registro dei Volontari vengono riportati le generalità (cognome e nome), il luogo e la data di nascita e la residenza di tutti i Volontari Attivi che collaborano all’interno dell’Associazione e dei Soci Attivi a cui sono stati affidati incarichi di responsabilità; il Registro dei Volontari viene compilato e aggiornato in osservanza di quanto previsto dall’art. 3 del Decreto Ministeriale 14 febbraio 1992 “Le organizzazioni di volontariato devono tenere il registro degli aderenti. Il registro, prima di essere posto in uso, deve essere numerato progressivamente in ogni pagina e bollato in ogni foglio da un notaio, da un segretario comunale, o da altro pubblico ufficiale abilitato a tali adempimenti.”.
Nel Libro dei Soci vengono riportate le generalità degli iscritti all’Associazione (cognome, nome, luogo e data di nascita, indirizzo di residenza, recapito telefonico e/o e-mail e numero del documento di identità valido all’atto dell’iscrizione), il numero della tessera Socio, la data di adesione, le date dei rinnovi, i versamenti eseguiti, le modifiche intervenute nel tempo, la data e il motivo della eventuale decadenza dalla qualifica di Socio ed eventuali note. Viene elaborato su documento informatico, aggiornato ad ogni variazione e stampato almeno una volta l’anno, in occasione della riunione di Assemblea.
Il Libro dei Soci è completato con una copertina riportante i dati identificativi dell’Associazione e la data di aggiornamento.
Il Libro dei Verbali delle riunioni del Consiglio Direttivo viene istituito di anno in anno ed è composto dai singoli verbali relativi a ciascuna riunione, univocamente identificabili e cronologicamente rintracciabili attraverso il nome del file (whad_verbale CD aaaa.mm.gg, codificato come descritto al paragrafo “Documenti” del presente Regolamento), composti dal numero di pagine indicato nell’intestazione di ciascun verbale, riferiti alla relativa convocazione di riunione e al documento di raccolta firme dei presenti, corredati dei relativi allegati. Tutte le pagine dei verbali, delle convocazioni e dei documenti di raccolta delle firme dei presenti sono numerate. I documenti relativi a ciascuna riunione, elaborati su documento informatico, vengono stampati, firmati come descritto al paragrafo “Riunioni” del presente Regolamento e riuniti in un raccoglitore. Sono compresi i verbali (whad_verbale GA aaaa.mm.gg) e i relativi documenti delle eventuali riunioni di Gruppo Attivo.
Il Libro dei Verbali delle riunioni del Consiglio Direttivo di ciascun anno è completato con una copertina, elaborata su carta intestata, riportante l’elenco delle riunioni dell’anno.
Per facilità di consultazione, viene inclusa una copia, conforme all’originale, del verbale della riunione di Assemblea dell’anno.
Il Libro dei Verbali delle riunioni dell’Assemblea attualmente in uso è un libro con fogli numerati su cui vengono spillati in ordine cronologico, i verbali delle riunioni ordinarie e straordinarie delle assemblee (whad_verbale AS aaaa.mm.gg) e i documenti ad essi collegati, redatti, codificati e identificabili in modo analogo ai verbali delle riunioni di Consiglio Direttivo, stampati e firmati come descritto al paragrafo “Riunioni” del presente Regolamento. Sul verbale viene specificato se si tratta di assemblea ordinaria o straordinaria. Inoltre ciascun foglio costituente la documentazione relativa alle riunioni di Assemblea viene siglata su ogni pagina dai membri del CD presenti alla riunione.
Questo libro sarà così compilato fino al suo riempimento, a seguito del quale sarà utilizzata la stessa metodologia prevista per il libro dei Verbali di Consiglio Direttivo.
6. ADESIONE ALL’ASSOCIAZIONE: SOCI E VOLONTARI
Coloro che si riconoscono nello Statuto e vogliono entrare a far parte dell’Associazione, devono compilare il modulo “domanda di adesione” e consegnarlo al Consiglio Direttivo.
Il modulo può essere richiesto al CD in formato cartaceo, unitamente al documento dell’informativa sul trattamento dei dati personali, oppure può essere scaricato dal sito internet www.wehaveadream.info nella pagina “modulistica”, all’interno della quale vengono riportate le istruzioni per la compilazione e il file da compilare, di cui l’informativa sul trattamento dei dati personali è parte integrante.
Il modulo di adesione è unico e suddiviso in diversi riquadri.
E’ necessario compilare per intero i campi dei riquadri “dati anagrafici e recapiti” e “autorizzazione al trattamento dei dati personali”.
Per diventare Socio si deve compilare il riquadro “domanda di adesione all’Associazione”.
Per diventare Volontario si deve compilare il riquadro “domanda di adesione alle attività di volontariato dell’Associazione”, fornendo le informazioni ritenute utili.
Per diventare Socio Attivo, ovvero sia Socio che Volontario, è necessario compilare entrambi i riquadri.
Non è obbligatorio diventare sia Socio che Volontario e, nel caso in cui si scelga di diventare solo Socio o solo Volontario, l’integrazione dell’adesione può essere fatta successivamente compilando rispettivamente il riquadro per diventare Volontario o Socio.
La domanda di adesione opportunamente compilata deve essere consegnata al Consiglio Direttivo.
Il Consiglio Direttivo analizza la domanda di adesione in ogni sua parte e delibera l’accettazione o la non accettazione della domanda, sia per la qualifica di Socio che per la qualifica di Volontario, senza obbligo di motivazione.
Nel caso del formato cartaceo, la decisione del Consiglio Direttivo viene registrata sul modulo di adesione stesso e comunicata verbalmente all’interessato.
Nel caso della adesione on-line, la decisione del Consiglio Direttivo viene comunicata per iscritto (se disponibile, tramite posta elettronica). Una copia di questa comunicazione viene allegata alla “domanda di adesione” compilata on-line.
Per completare l’adesione come Socio e ricevere la tessera dell’Associazione, deve essere versato il contributo relativo alla quota associativa.
La tessera ha validità di un anno, a partire dalla data di rilascio fino al termine del dodicesimo mese successivo.
Il rinnovo della carica di Socio è automatico, a seguito del pagamento della quota associativa entro e non oltre due mesi dalla scadenza della stessa. Se il pagamento della quota viene effettuato oltre i due mesi, il Socio perderà l’anzianità maturata ai fini del diritto di voto.
Sarà cura del Segretario verificare la scadenza delle tessere dei Soci ed informarli per tempo.
La numerazione delle singole tessere dei Soci è univoca e non sarà riutilizzata neanche in caso di perdita della qualifica di Socio da parte dell’assegnatario della tessera stessa.
Ai Soci Onorari, ovvero coloro a cui, a seguito di una donazione straordinaria o di una prestazione professionale gratuita straordinaria finalizzata al raggiungimento degli scopi associativi, viene conferita a titolo d’onore la qualifica di Socio dal Consiglio Direttivo, viene consegnato un attestato di assegnazione della qualifica.
I Soci Onorari non devono compilare il modulo di adesione né pagare la quota associativa per un anno, a partire dalla data di assegnazione della qualifica stessa, allo scadere del quale la qualifica deve essere riconfermata dal Consiglio Direttivo. In caso contrario, il Socio sarà soggetto al pagamento della quota associativa, ma gli sarà riconosciuta l’anzianità relativa al periodo di assegnazione della qualifica di Socio Onorario qualora il pagamento della quota avvenga entro due mesi dalla scadenza della stessa. Inoltre dovrà compilare il modulo di adesione e sarà considerato a tutti gli effetti Socio Ordinario.
Il CD può decidere di omaggiare con la tessera di Socio Ordinario coloro che abbiano effettuato una prestazione professionale ordinaria, per ringraziarli del loro contributo al raggiungimento degli scopi sociali, o anche coloro che desiderino far parte dell’associazione ma abbiano una condizione economica non favorevole al sostegno della spesa relativa alla quota associativa. In tal caso il Socio Ordinario non deve compilare il modulo di adesione né pagare la quota associativa per un anno, a partire dalla data di assegnazione della tessera Socio, allo scadere della quale il Socio sarà soggetto al pagamento della quota associativa. Qualora il rinnovo della tessera avvenga entro due mesi dalla scadenza della stessa, a seguito del pagamento della quota associativa effettuato dal Socio Ordinario o al rinnovo dell’omaggio dal parte del CD, sarà riconosciuta al Socio Ordinario l’anzianità relativa al periodo di assegnazione della tessera in omaggio. In tal caso il Socio Ordinario dovrà compilare il modulo di adesione.
I Soci Attivi sono i Soci di età non inferiore a quattordici anni che prestano attività di volontariato nell’Associazione senza diritto ad alcun compenso.
Ai Soci Attivi che abbiano i requisiti necessari, il CD può assegnare l’incarico di Legale, Promoter, Webmaster, Responsabile Ufficio Stampa, Responsabile Ufficio Acquisti, Responsabile Tavoli Informativi, Coordinatore Artistico o altri particolari incarichi di responsabilità. Tutti i Soci Attivi che ricoprono incarichi di responsabilità all’interno dell’Associazione sono coperti da polizza assicurativa per eventuali infortuni occorsi durante lo svolgimento delle attività di volontariato, ai sensi dell’art. 4 della L. 266/91 “Le organizzazioni di volontariato debbono assicurare i propri aderenti, che prestano attività di volontariato, contro gli infortuni e le malattie connessi allo svolgimento dell'attività stessa, nonché per la responsabilità civile verso i terzi.”.
I Volontari collaborano con l’Associazione nelle attività finalizzate all’organizzazione degli eventi e delle iniziative promosse dall’Associazione e aiutano il CD e i Volontari Attivi.
L’attività di volontariato può essere anche saltuaria e dedicata a un singolo evento o Settore.
Ciascun Volontario sceglie quanto tempo può dedicare all’Associazione e quali sono le attività che vuole svolgere.
Il Volontario dovrà essere maggiorenne oppure avere minimo 14 anni ed essere autorizzato dai genitori.
L’assegnazione degli incarichi e i tempi di attuazione vengono concordati tra il CD e i Volontari, i quali si impegnano a rispettare gli impegni presi e ad avvisare prontamente il CD in caso di difficoltà o ritardi.
Le attività svolte dai Volontari sono coordinate dal CD e dal Responsabile del Settore nel quale il Volontario presta la sua opera di volontariato.
I Volontari Attivi, ovvero coloro che prestano gratuitamente attività di volontariato costante e continuativa, prendono parte attivamente della vita dell’Associazione, partecipando alle riunioni e collaborando nella realizzazione degli eventi finalizzati agli scopi sociali.
I Volontari Attivi sono coperti da polizza assicurativa per eventuali infortuni occorsi durante lo svolgimento delle attività di volontariato, ai sensi dell’art. 4 della L. 266/91.
La partecipazione alle attività di volontariato non ha scadenza, salvo rinuncia esplicita da parte del Volontario o espulsione decretata dal Consiglio Direttivo per gravi motivi. In caso di mancata attività per un periodo superiore a un anno, è necessario compilare nuovamente
Eventuali comportamenti, che in qualsiasi modo ostacolino la realizzazione degli obiettivi dell’Associazione o arrechino danno alla stessa, verranno prontamente segnalati, da chiunque li riscontri, al CD, che potrà prendere provvedimenti in merito o decidere per l’espulsione del Volontario o del Socio.
7. CARICHE ELETTIVE
Tutti coloro che rivestono cariche elettive, o che vogliono candidarsi per le stesse, devono essere Soci.
Le cariche elettive di Consigliere Direttivo, membro del Collegio dei Probiviri e membro del Collegio dei Revisori sono di competenza dell’Assemblea.
Le cariche elettive di Presidente, Vicepresidente, Tesoriere, Segretario e Responsabile di Settore sono di competenza del Consiglio Direttivo. Il CD elegge il Presidente e il Vicepresidente tra i suoi membri e il Segretario, il Tesoriere e i Responsabili di Settore tra i Soci Attivi maggiorenni regolarmente iscritti da almeno sei mesi.
Per poter ricoprire l’incarico di Consigliere Direttivo, il Socio deve essere anche Volontario Attivo e aver partecipato ad almeno il 40% delle riunioni di Consiglio Direttivo e/o Gruppo Attivo svoltesi nei 12 mesi precedenti la candidatura.
Per poter ricoprire l’incarico di Responsabile di Settore, il Socio deve essere anche Volontario Attivo e aver partecipato ad almeno il 20% delle riunioni di Consiglio Direttivo e/o Gruppo Attivo svoltesi nei 12 mesi precedenti la candidatura.
Il numero totale delle riunioni rispetto a cui calcolare la percentuale sarà ottenuto dalla somma di tutte le riunioni di CD, tolte quelle ristrette ai soli membri del Consiglio Direttivo, e di tutte le riunioni di GA.
Per poter ricoprire l’incarico di Tesoriere o Segretario, il Socio deve essere anche Volontario Attivo; non ci sono vincoli sulla percentuale di partecipazione obbligatoria alle riunioni, ma è richiesto l’espletamento degli incarichi di propria competenza secondo le esigenze e le scadenze previste.
8. ALTRI INCARICHI DI RESPONSABILITA’
Per ricoprire gli incarichi di Legale, Promoter, Webmaster, Responsabile Ufficio Stampa, Responsabile Ufficio Acquisti, Responsabile Tavoli Informativi e Coordinatore Artistico è necessario essere Soci Attivi.
Non è richiesta la partecipazione come Volontario Attivo e non ci sono vincoli sulla percentuale di partecipazione obbligatoria alle riunioni, ma è richiesto l’espletamento degli incarichi di propria competenza secondo le esigenze e le scadenze previste.
L’incarico viene assegnato dal Consiglio Direttivo, per votazione a maggioranza, al Socio Attivo interessato che abbia i requisiti necessari a ricoprirlo. L’assegnazione dell’incarico viene verbalizzata e comunicata a tutti i Soci.
Il rinnovo dell’incarico è automatico, salvo rinuncia esplicita da parte del Socio Attivo o espulsione decretata dal Consiglio Direttivo per gravi motivi.
9. DONAZIONI
E’possibile sostenere le attività dell’Associazione attraverso donazioni in contanti, per le quali sarà rilasciata una ricevuta in carta semplice firmata da un membro del CD o dalle persone da questo autorizzate riportate nel documento” Firma per ricevuta”, oppure tramite un versamento sul Conto Corrente Postale dell’Associazione.
E’ possibile inoltre donare all’Associazione il 5 per mille destinato alle organizzazioni non lucrative, inserendo il codice fiscale 97467760589 nell'apposito spazio del modulo della dichiarazione dei redditi.
Le donazioni possono essere effettuate anche sotto forma di forniture, servizi o prestazioni gratuite. In tal caso non saranno rilasciate ricevute.
10. SOSTENITORI
I Soci Ordinari che, oltre al pagamento della quota associativa annuale, in relazione al singolo evento organizzato dall’Associazione, vogliono contribuire mediante conferimento in denaro, per un importo non inferiore alla quota stabilita dal Consiglio Direttivo per l’evento medesimo, vengono definiti Soci Sostenitori.
Le iniziative dell’Associazione possono essere sostenute anche da non Soci, a fronte della donazione di un contributo non inferiore a quello stabilito dal CD per il singolo evento.
Per ringraziare i sostenitori del loro generoso contributo, finalizzato al raggiungimento degli scopi associativi, l’Associazione riporterà il loro nome e/o logo nel materiale pubblicitario relativo all’iniziativa sostenuta (volantini, locandine, manifesti, programmi).
Il nome e/o logo di eventuali altri sostenitori che sceglieranno di sostenere l’iniziativa in data successiva alla stampa del materiale pubblicitario sarà riportato nel materiale informatico che verrà inviato via e-mail per pubblicizzare l’evento.
Inoltre, a tutti i sostenitori sarà data visibilità sul Sito in occasione della campagna pubblicitaria relativa all’evento sostenuto, mentre i Soci Sostenitori saranno visibili anche per tutto il periodo di validità della tessera annuale, a partire dall’adesione all’evento.
Su richiesta del sostenitore, è possibile realizzare dei volantini dell’evento sostenuto dedicati al singolo sostenitore, il quale finanzierà completamente il costo degli stessi, non compreso nella quota concordata per il sostenimento dell’iniziativa.
Ciascun sostenitore può scegliere di sostenere uno o più iniziative.
11. GESTIONE ECONOMICA
Le risorse economiche per il conseguimento degli scopi ai quali l'Associazione è rivolta e per sopperire alle spese di funzionamento dell'Associazione sono costituite:
- dal fondo di dotazione iniziale costituito dai Soci Fondatori;
- dalle quote sociali annuali stabilite dal Consiglio Direttivo;
- da eventuali proventi derivanti da attività associative (manifestazioni e iniziative);
- dai contributi dei Soci Sostenitori;
- da ogni altro contributo, compresi donazioni, lasciti testamentari e rimborsi dovuti a convenzioni, che Soci, non Soci, enti pubblici o privati diano per il raggiungimento dei fini dell'Associazione;
- da contributi di Organismi Internazionali;
- da entrate derivanti da attività commerciali e produttive marginali e comunque direttamente connesse e accessorie agli scopi associativi istituzionali;
- da qualsiasi altra entrata permessa dalla legge in conformità agli scopi associativi.
Il fondo di dotazione iniziale dell’Associazione è costituito dai versamenti effettuati dai Consiglieri Direttivi in qualità di Soci Fondatori, per un importo pari a euro 100,00 (cento/00) a testa, nella misura complessiva di euro 400,00 (quattrocento/00).
I soldi dell’Associazione sono depositati presso il Conto Corrente Postale Banco Posta.
Le operazioni bancarie di prelievo possono essere effettuate dal Presidente o da persona da questi delegata.
Il Bancomat viene conservato dal Presidente e può essere utilizzato dai membri del CD e dal Tesoriere.
Le password di accesso al conto online vengono conservate dal Presidente e dal Tesoriere.
La Cassa dell’Associazione, contenente un importo non superiore a 1.000 euro, viene conservata dal Tesoriere. Il Presidente dispone di un importo non superiore ai 500 euro per l’effettuazione di spese di emergenza o nel caso di indisponibilità del Tesoriere.
Qualora ci sia la necessità di spendere dei soldi per conto dell’Associazione, questi potranno essere anticipati dal Volontario Attivo incaricato dal Consiglio Direttivo all’effettuazione delle spese, il rimborso delle quali deve essere richiesto tramite la compilazione del modulo per il rimborso delle spese documentate, presentato al CD unitamente alle ricevute/scontrini fiscali relativi.
I rimborsi sono limitati a spese effettuate dai Volontari per conto dell’Associazione e su incarico del CD.
A seguito dell’autorizzazione al rimborso da parte del Consiglio Direttivo, il Tesoriere corrisponderà al richiedente un importo equivalente a quanto riportato nella colonna “importo totale”. Il modulo sarà quindi firmato dal Tesoriere per l’avvenuto pagamento e dal richiedente per ricevuta.
Il modulo compilato, corredato delle fotocopie delle ricevute/scontrini fiscali, verrà quindi archiviato e conservato dal Presidente o presso la Sede. Gli originali delle ricevute/scontrini fiscali verranno conservati, dal Presidente o presso la Sede, insieme a tutti gli altri documenti fiscali relativi alle spese effettuate dall’Associazione, catalogati per anno.
Ciascuna spesa di importo superiore ai 100 euro sarà effettuata a seguito della valutazione di diversi preventivi e della verifica della possibilità di omaggi, sconti o convenzioni dedicate ad associazioni di volontariato e/o ONLUS.
L'Esercizio Sociale inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ciascun anno.
Con la chiusura dell'Esercizio Sociale viene predisposto il Bilancio Consuntivo, che riporta la situazione patrimoniale, economica e finanziaria, indicando tutte le entrate e le uscite relative al periodo di un anno. Il Bilancio Consuntivo viene redatto dal Tesoriere entro quattro mesi dalla chiusura dell’Esercizio Sociale; viene inviato a tutti i Soci in allegato alla convocazione della riunione di Assemblea e inserito sul sito dell’Associazione una volta approvato dall’Assemblea.
Una volta l’anno il Tesoriere predispone il bilancio Preventivo per l’anno in corso.
Durante l’anno viene tenuto sotto controllo l’andamento delle entrate e delle uscite dell’Associazione.
Vengono inoltre effettuati bilanci preventivi e consuntivi per i singoli eventi organizzati.
Parte del ricavo netto di ciascun evento viene destinato alla realizzazione di progetti inerenti la tematica cui è dedicato l’evento stesso.
L’Associazione può decidere di destinare parte del ricavo netto di ciascun evento al sostegno di associazioni o enti che si occupano della tematica sociale a cui l’evento è dedicato, ma, salvo casi particolari, motivabili e documentabili, il sostegno avverrà preferibilmente tramite l’acquisto di beni utili (medicinali, alimenti, vestiario, ecc.) piuttosto che tramite la donazione di denaro.
Il restante del ricavo netto di ciascun evento e il ricavato derivante dalle tessere associative, dai gadget e dalle donazioni servono a finanziare le attività di volontariato dell'Associazione, finalizzate alla realizzazione di campagne informative e di sensibilizzazione.
Poiché le operazioni effettuate dalle organizzazioni di volontariato sono considerate fuori dal campo di applicazione dell’IVA (art. 8, L. 266/91), l’Associazione non è obbligata a tenere i registri obbligatori ai fini dell’imposta sul valore aggiunto, di cui al DPR 633/72.
12. RIUNIONI
Le riunioni di Assemblea ordinaria, di Assemblea straordinaria, del Consiglio Direttivo e del Gruppo Attivo vengono convocate dal Presidente.
L’Assemblea ordinaria è convocata almeno una volta all'anno, entro il mese di aprile, presso la Sede o altrove, a discrezione del Consiglio Direttivo, in base alla capienza della sala, all’eventuale costo d’affitto e alla raggiungibilità del posto da parte dei Soci, purché nel territorio nazionale.
Sono convocati alle riunioni di Assemblea tutti i Soci dell’Associazione; la comunicazione viene inviata per conoscenza a tutti i Volontari.
Il Consiglio Direttivo si riunisce almeno una volta al mese, presso la Sede o altrove, a discrezione del Consiglio Direttivo.
Sono convocati alle riunioni di Consiglio Direttivo solo i Consiglieri Direttivi e, all’occorrenza, il Tesoriere e il Segretario; tranne che per le riunioni ristrette ai membri del Consiglio Direttivo, la comunicazione viene inviata per conoscenza al Tesoriere, al Segretario e a tutti i Soci Attivi.
Alle riunioni di CD possono essere invitati tutti i Volontari e le persone che, pur non essendo Volontari, abbiano fatto esplicita richiesta di poter assistere alle riunioni di CD, salvo diversa disposizione del Consiglio Direttivo.
Le riunioni del Gruppo Attivo hanno cadenza basata sulle necessità organizzative dei progetti in atto; vengono indette presso la Sede o altrove, a discrezione del Consiglio Direttivo.
Sono convocati alle riunioni del Gruppo Attivo i Consiglieri Direttivi e i Volontari coinvolti nel progetto a cui la riunione è dedicata; la comunicazione viene inviata per conoscenza al Tesoriere, al Segretario e a tutti i Soci Attivi.
Alle riunioni di GA possono essere invitati anche tutti i Volontari non coinvolti nel progetto cui la riunione è dedicata e le persone che, pur non essendo Volontari, abbiano fatto esplicita richiesta di poter assistere alle riunioni di GA, salvo diversa disposizione del Consiglio Direttivo.
Nel documento di convocazione delle riunioni sono riportati il giorno, l’ora, il luogo e l’ordine del giorno della riunione.
E’ possibile proporre punti all’ordine del giorno informando per tempo il Presidente prima dell’invio via e-mail della comunicazione di convocazione, oppure in sede stessa di riunione. Tutti i punti proposti saranno trattati in successione ai punti previsti all’ordine del giorno, compatibilmente con il tempo disponibile.
Le persone che non possono partecipare alla riunione a cui sono state convocate sono tenute ad informare il Presidente e ad aggiornalo in merito alle scadenze di propria competenza.
Ogni partecipante alle riunioni firma il foglio delle presenze, nel quale saranno stati prestampati i nomi delle persone convocate o informate della riunione.
A seguito di ogni riunione, il Presidente redige un verbale compilando l’apposito modulo informatico in cui riporta la data della riunione, l’elenco dei presenti e dei convocati assenti e l’ordine del giorno e registra tutte le decisioni prese, le azioni da intraprendere in merito, la responsabilità dell’attuazione delle azioni e la scadenza entro cui devono essere completate; aggiorna inoltre il documento di avanzamento delle decisioni che tiene traccia dell’evoluzione delle decisioni nel tempo.
I documenti informatici dei verbali delle riunioni e dell’avanzamento delle decisioni vengono inviati via e-mail dal Presidente a tutte le persone convocate, sia presenti che assenti, e, per conoscenza, a tutti i Soci e ai Volontari intervenuti.
I verbali vengono quindi stampati e firmati dal Presidente e dai Consiglieri Direttivi presenti.
Il verbale delle riunioni di Assemblea viene firmato anche dal Segretario, se presente alla riunione.
La convocazione di riunione firmata dal Presidente, il foglio con le firme dei partecipanti, il verbale con le firme di cui sopra ed eventuali allegati costituiscono la documentazione completa relativa alle riunioni, che viene utilizzata per costituire il Libro dei Verbali di Consiglio Direttivo o di Assemblea, come descritto al paragrafo “Libri sociali” del presente Regolamento.
Le decisioni prese dal CD durante le riunioni, che apportano migliorie o modifiche al sistema di gestione delle attività, nel rispetto dello Statuto, saranno prontamente aggiornate nel Regolamento.
Eventuali deroghe a quanto previsto dal Regolamento devono essere approvate all’unanimità dai membri del CD.
13. GESTIONE DELLE ATTIVITA’
Le iniziative dell’Associazione vengono programmate dal Consiglio Direttivo e approvate dall’Assemblea occasione della riunione ordinaria di chiusura dell’Esercizio Sociale.
L’attività dell’Associazione viene monitorata attraverso degli indicatori d’efficienza che tengono conto dell’attuazione nei tempi previsti delle decisioni prese durante le riunioni.
Gli indicatori vengono calcolati in riferimento alle decisioni di Consiglio Direttivo, di Gruppo Attivo e di Assemblea e al totale delle decisioni. Ogni anno vengono definiti gli obiettivi da raggiungere. L’andamento degli indicatori viene monitorato mensilmente e i risultati raggiunti vengono confrontati con gli obiettivi prefissati e con i valori degli anni precedenti.
14. COMUNICAZIONE
Attraverso l’invio di Newsletter, l’Associazione informa tutti i Soci, i Volontari e gli iscritti al servizio sulle proprie attività, sulle iniziative organizzate da altri e sostenute da we have a dream e su notizie attinenti alle tematiche affrontate dall’Associazione.
La Newsletter viene inviata anche a seguito dell’inserimento di post particolarmente significativi sul Blog.
In corrispondenza di ogni evento organizzato da we have a dream viene inviato un comunicato a tutta la mailing-list dell’Associazione.
we have a dream utilizza tutti i mezzi mediatici disponibili per far conoscere l’Associazione, i suoi obiettivi e le sue attività.