Credi alla forza dei tuoi sogni e loro diventeranno realtà.

Sergio Bambarén

 

1. INTRODUZIONE

Il presente documento ha lo scopo di integrare le linee guida per la gestione dell’Associazione definite dallo Statuto e descrive le modalità con cui devono essere svolte le attività finalizzate a conseguimento degli scopi sociali.

 

Quanto riportato nel presente Regolamento fa riferimento alla rev. 2 del 21.04.2013 dello Statuto.

 

 

2. ASSOCIAZIONE DI VOLONTARIATO we have a dream

L’associazione di volontariato we have a dream, indicata anche come we have a dream o l’Associazione, e identificata con l’acronimo whad, è riconosciuta ONLUS di diritto attraverso la determinazione n°D0026 del 07/01/08, con la quale è stata iscritta nel Registro Regionale delle Organizzazioni di Volontariato nella Sezione “cultura”.

 

 

3. SITO INTERNET www.wehaveadream.info 

Gli ideali e gli obiettivi dell’Associazione sono riportati nei testi pubblicati sul sito www.wehaveadream.info, di seguito indicato anche come il Sito.

 

La struttura del Sito è definita nel documento “wehaveadream.info”. I contenuti del Sito sono approvati dal Consiglio Direttivo, la realizzazione grafica è di responsabilità del Webmaster.

 

Sul Sito è pubblicata una copia conforme all’originale dello Statuto e del Regolamento.

 

 

4. SOCI E VOLONTARI 

Coloro che vogliono entrare a far parte dell’Associazione devono compilare il modulo “domanda di adesione”, ad eccezione dei casi specificati nello Statuto.

 

Il modulo di adesione può essere richiesto a un membro del Consiglio Direttivo in formato cartaceo, oppure può essere scaricato dal Sito nella pagina “modulistica”; le istruzioni per la compilazione sono riportate nella pagina “come aderire”.

Il modulo è unico e suddiviso in diversi riquadri. E’ necessario compilare per intero i campi dei riquadri “dati anagrafici e recapiti” e “autorizzazione al trattamento dei dati personali”. Inoltre, per richiedere di diventare Socio si deve compilare il riquadro “domanda di adesione all’Associazione”, per richiedere di diventare Volontario si deve compilare il riquadro “domanda di adesione alle attività di volontariato dell’Associazione”, fornendo le informazioni ritenute utili.

 

La domanda di adesione opportunamente compilata deve essere consegnata a un membro del Consiglio Direttivo.

La decisione del Consiglio Direttivo viene registrata sul modulo “accettazione Soci e Volontari”, una copia del quale viene consegnata all’interessato. L’originale del documento viene allegato alla “domanda di adesione”.

Eventuali comportamenti, che in qualsiasi modo ostacolino la realizzazione degli obiettivi dell’Associazione o arrechino danno alla stessa, verranno prontamente segnalati, da chiunque li riscontri, al Consiglio Direttivo, che potrà prendere provvedimenti in merito o decidere per l’espulsione del Socio o del Volontario.

 

Soci

Il nuovo Socio, per ricevere la Tessera Socio a seguito dell’accettazione della domanda, ad eccezione dei casi specificati nello Statuto, deve completare l’adesione versando il contributo relativo alla quota associativa.

 

La Tessera Socio ha validità di un anno, a partire dalla data di rilascio iniziale fino al termine del dodicesimo mese successivo.

Il rinnovo della qualifica di Socio è automatico, a seguito del pagamento della quota associativa entro e non oltre due mesi dalla scadenza della stessa. Se il pagamento della quota viene effettuato oltre i due mesi, il Socio perde l’anzianità maturata ai fini del diritto di voto, ad eccezione del caso in cui venga comunicata a uno dei membri del Consiglio Direttivo la volontà di rinnovare la Tessera Socio e il ritardo sia dovuto a difficoltà economiche o all’impossibilità di effettuare il pagamento.

Anche in caso di rinnovo ritardato, la validità della Tessera Socio fa riferimento alla data di rilascio iniziale e non a quella di rinnovo.

 

A coloro a cui viene conferita la qualifica di Socio Onorario viene consegnato un attestato di assegnazione della qualifica.

 

A seguito dell’ammissione all’Associazione o del rinnovo della qualifica di Socio viene consegnata la Tessera Socio e viene aggiornato il Libro dei Soci.

 

Volontari

Il nuovo Volontario, a seguito dell’accettazione della domanda, può cominciare a prendere parte alle attività dell’Associazione secondo quanto indicato nello Statuto e viene inserito nell’elenco dei Volontari.

 

Nel caso dei minorenni, è necessaria un’autorizzazione scritta da parte di un genitore.

 

L’attività di volontariato può anche essere saltuaria o dedicata a un singolo evento, tematica o Settore.

Ciascun Volontario può scegliere quanto tempo dedicare all’Associazione e quali attività svolgere.

L’assegnazione dei compiti e i tempi di attuazione vengono concordati tra il Consiglio Direttivo e i Volontari, i quali si impegnano a rispettare gli impegni presi e ad avvisare prontamente il CD in caso di difficoltà o ritardi.

Le attività svolte dai Volontari sono coordinate dal Consiglio Direttivo e/o dal Responsabile del Settore nel quale il Volontario presta la sua opera di volontariato.

 

In caso di rinuncia o di mancata partecipazione alle attività di volontariato per un periodo superiore a un anno, il Volontario perde la propria qualifica, fino all’eventuale esplicita richiesta di partecipare nuovamente alle attività dell’Associazione.

 

I Volontari Attivi sono coperti da polizza assicurativa per eventuali infortuni occorsi durante lo svolgimento delle attività di volontariato, ai sensi dell’art. 4 della L. 266/91, e vengono inseriti nel Registro dei Volontari.

Ai Volontari Attivi che ricoprono una carica elettiva o un ruolo chiave viene assegnato un indirizzo e-mail. In base alle necessità organizzative, possono essergli inoltre forniti un telefono cellulare e una scheda telefonica di proprietà dell’Associazione. Indirizzo e-mail e numero telefonico vengono pubblicati sul Sito nella sezione dedicata ai contatti. Scheda telefonica e cellulare devono essere restituiti al decadere dell’incarico ricoperto.

 

 

5. CARICHE ELETTIVE 

Tutti i Soci in possesso dei requisiti definiti nello Statuto possono candidarsi alle cariche elettive compilando il modulo “candidatura alle cariche elettive”.

 

Il modulo per la candidatura può essere richiesto a un membro del Consiglio Direttivo in formato cartaceo, oppure può essere scaricato dal Sito nella pagina “modulistica”.

 

E’ necessario compilare il modulo specificando la carica elettiva per la quale ci si vuole candidare.

Il Consiglio Direttivo deve verificare la validità della candidatura e completare il modulo per validare o meno la richiesta.

 

La candidatura opportunamente compilata deve essere consegnata al Presidente nei tempi indicati nello Statuto.

 

Le candidature alle cariche di competenza dell’Assemblea dei Soci devono essere formalizzate come indicato nello Statuto, utilizzando il modulo “formalizzazione delle candidature dei competenza dell’Assemblea”.

Il Consiglio Direttivo deve verificare la validità della formalizzazione e completare il modulo per validare o meno la richiesta.

Le candidature vengono sottoposte alla votazione dell’Assemblea o del Consiglio Direttivo, in base alle competenze riportate nello Statuto.

 

Le votazioni avvengono con le modalità indicate nello Statuto. L’elezione dei candidati e l’assegnazione delle relative cariche vengono ufficializzati nel verbale della riunione nel corso della quale sono avvenute.

 

Nel caso degli incarichi la cui assegnazione è competenza del Consiglio Direttivo, la decisione presa viene registrata sul modulo “assegnazione di incarico”, una copia del quale viene consegnata all’interessato. L’originale del documento viene allegato alla candidatura.

 

A seguito dell’assegnazione delle nuove cariche di Consigliere Direttivo, Segretario, Tesoriere e Responsabile di Settore vengono aggiornati il Registro dei Volontari e i documenti “Organizzazione Interna” e “Firma per ricevuta”.

 

I compiti del Segretario sono:

  • coadiuvare il Presidente nell’adempimento degli obblighi amministrativi dell’Associazione,
  • svolgere le funzioni di segretario in occasione delle riunioni dell’Assemblea dei Soci e del Consiglio Direttivo,
  • supportare il Consiglio Direttivo nell’aggiornamento del Libro dei Soci, del Registro dei Volontari e del Libro dei Verbali,
  • verificare la scadenza delle Tessere Socio e informare per tempo i Soci fornendogli le informazioni necessarie ad effettuale il rinnovo,
  • inserire nel file dei contatti i dati delle persone che compilano i moduli “autorizzazione trattamento dei dati personali” o “autorizzazione trattamento dei dati personali e liberatoria immagini” in occasione di eventi, iniziative o tavoli informativi,
  • riferire al Consiglio Direttivo in caso di problematiche.

 

I compiti del Tesoriere sono:

  • coadiuvare il Presidente nell’adempimento degli obblighi contabili e fiscali dell’Associazione,
  • supportare il Consiglio Direttivo nel predisporre il bilancio, preventivo e consuntivo dell'Associazione per ogni esercizio sociale,
  • supportare il Consiglio Direttivo nell’amministrare il patrimonio dell'Associazione secondo i criteri di buona gestione, in modo tale che il programma delle attività risulti finanziabile nei termini del bilancio preventivo e sia commisurato alle entrate,
  • gestire il Conto Corrente dell’Associazione,
  • custodire la Cassa Contanti dell’Associazione,
  • effettuare i pagamenti per conto dell’Associazione attraverso il conto corrente on-line, il bancomat o i contanti,
  • autorizzare e liquidare i rimborsi spese ai Volontari, dopo aver verificato la corretta compilazione del modulo “rimborso spese documentate”,
  • effettuare versamenti/prelievi sul/dal conto dell’Associazione,
  • tenere sotto controllo le scadenze e le spese relative al conto corrente postale, al Sito dell’Associazione e alla polizza assicurativa per gli iscritti nel Registro dei Volontari,
  • riferire al Consiglio Direttivo in caso di problematiche.

 

I compiti dei Responsabili di Settore sono:

  • supportare il Consiglio Direttivo nell’elaborazione del programma delle attività, promuovendo iniziative relative al Settore di competenza,
  • supportare il Consiglio Direttivo nella redazione della relazione consuntiva annuale sull’attività dell’Associazione,
  • supportare il Consiglio Direttivo nella definizione dei progetti e delle attività attinenti al Settore di competenza e nell’organizzazione delle iniziative finalizzate al raggiungimento degli scopi sociali,
  • tenere i contatti con le associazioni e gli studiosi che si occupano delle tematiche di competenza,
  • fornire al Consiglio Direttivo le informazioni, gli aggiornamenti e gli eventuali riferimenti normativi relativi alle tematiche di competenza,
  • supportare il Consiglio Direttivo nella realizzazione dei materiali informativi e nella redazione dei testi da pubblicare sul Sito,
  • coordinare le attività necessarie alla realizzazione dei progetti, degli eventi e delle iniziative del Settore di competenza, nel rispetto di quanto definito dal Consiglio Direttivo,
  • coordinare i Volontari nello svolgimento delle attività,
  • aggiornare il Consiglio Direttivo sullo svolgimento delle attività,
  • riferire al Consiglio Direttivo in caso di problematiche.

 

 

6. ALTRI INCARICHI DI RESPONSABILITA’ 

Oltre alle cariche elettive previste dallo Statuto, il Consiglio Direttivo può assegnare alcuni ruoli chiave per la realizzazione delle attività finalizzate al raggiungimento degli obiettivi statutari; in particolare il Legale, il Promoter, il Webmaster, il Grafico, il Responsabile Tavoli Informativi, il Responsabile Ufficio Stampa, il Responsabile Ufficio Acquisti e il Coordinatore Artistico.

 

Per ricoprire uno o più ruoli chiave, è necessario essere Volontari Attivi da almeno sei mesi e possedere le conoscenze e competenze necessarie.

 

I compiti del Legale sono:

  • assicurare che l’Associazione e la documentazione da questa emessa rispettino la normativa vigente,
  • tutelare l’Associazione dal punto di vista civile e penale,
  • gestire le eventuali controversie legali,
  • fornire al Consiglio Direttivo le informazioni relative ai requisiti richiesti per la partecipazioni a bandi e concorsi e all’assegnazione di fondi,
  • curare gli aspetti legali relativi allo svolgimento di alcune delle attività finalizzate al perseguimento degli scopi sociali quali raccolta di firme, presentazione di proposte e disegni di legge parlamentari o di iniziativa popolare, promozione di referendum, collaborazione con enti e istituzioni, locali, regionali o nazionali, anche attraverso la stipula di apposite convenzioni,
  • riferire al Consiglio Direttivo in caso di problematiche.

 

I compiti del Promoter sono:

  • promuovere l’Associazione e le sue iniziative,
  • contattare aziende o società interessate a sostenere le attività dell’Associazione che posseggano i requisiti previsti dallo Statuto,
  • contattare associazioni o privati, artisti, tecnici e studiosi interessati a collaborazioni con l’Associazione,
  • gestire il gruppo we have a dream su Facebook, nel rispetto dei principi dell'Associazione, pubblicizzare le iniziative dell’Associazione e pubblicare le informazioni ritenute significative per esprimere le idee e le opinioni dell’Associazione, previa approvazione del Consiglio Direttivo,
  • riferire al Consiglio Direttivo in caso di problematiche.

 

I compiti del Webmaster sono:

  • curare l’aspetto grafico del Sito,
  • aggiornare il Sito con i contenuti elaborati e/o approvati dal Consiglio Direttivo,
  • gestire e aggiornare gli scambi di link con altri siti,
  • supportare il Consiglio Direttivo nell’eventuale scelta di servizi di visibilità a pagamento,
  • verificare la visibilità su internet del Sito,
  • riferire al Consiglio Direttivo in caso di problematiche.

 

I compiti del Grafico sono:

  • realizzare la grafica del materiale pubblicitario e informativo dell’Associazione,
  • riferire al Consiglio Direttivo in caso di problematiche.

 

I compiti del Responsabile Tavoli Informativi sono:

  • individuare i Volontari da assegnare al tavolo informativo,
  • preparare il materiale (gadget, materiali informativi, moduli, ecc.) necessario,
  • istruire i Volontari sulle attività da svolgere,
  • coordinare l’allestimento del tavolo informativo,
  • coordinare i Volontari nello svolgimento delle attività,
  • verificare la corretta emissione delle ricevute a fronte di donazioni,
  • verificare la corretta compilazione dei moduli previsti,
  • verificare la corretta tenuta della contabilità relativa al tavolo informativo,
  • verificare il corretto inventario dei materiali,
  • coordinare lo smontaggio del tavolo informativo,
  • recuperare e conservare tutto il materiale,
  • rendicontare l’esito al termine della giornata,
  • aggiornare il Consiglio Direttivo sullo svolgimento delle attività,
  • riferire al Consiglio Direttivo in caso di problematiche.

 

I compiti del Responsabile Ufficio Stampa sono:

  • elaborare i comunicati stampa relativi agli eventi dell’Associazione,
  • tenere i contatti con i mass-media per la diffusione dei comunicati stampa,
  • redigere la rassegna stampa a seguito di ciascun evento organizzato dall’Associazione,
  • riferire al Consiglio Direttivo in caso di problematiche.

 

I compiti del Responsabile Ufficio Acquisti sono:

  • verificare i costi dei beni da acquistare o affittare,
  • confrontare i preventivi di diversi possibili fornitori di prodotti o servizi,
  • proporre al Consiglio Direttivo le migliori offerte, valutate in base al costo e alla qualità del prodotto o servizio
  • sulla base delle indicazioni del Consiglio Direttivo, effettuare l’acquisto o l’affitto del bene e coordinarsi con il Tesoriere per il pagamento del fornitore,
  • riferire al Consiglio Direttivo in caso di problematiche.

 

I compiti del Coordinatore Artistico sono:

  • supportare il Consiglio Direttivo nella scelta degli artisti da coinvolgere nella realizzazione degli eventi con contenuti artistici,
  • coadiuvare il Consiglio Direttivo nell’organizzazione degli eventi con contenuti artistici per quanto concerne l’interazione con e tra gli artisti e i professionisti che collaborano con l’Associazione, nel rispetto delle direttive stabilite dal CD,
  • garantire l’attuazione della scaletta dell’evento, verificando il rispetto dei tempi definiti per ciascun contributo previsto (presentazione, intervento tecnico, esibizione degli artisti, ecc.),
  • aggiornare il Consiglio Direttivo sullo svolgimento delle attività,
  • riferire al Consiglio Direttivo in caso di problematiche.

 

I ruoli di Legale, Promoter, Webmaster, Grafico, Responsabile Tavoli Informativi, Responsabile Ufficio Stampa, Responsabile Ufficio Acquisti e Coordinatore Artistico vengono assegnati dal Consiglio Direttivo, per votazione a maggioranza; l’assegnazione viene verbalizzata e comunicata a tutti i Soci dal Presidente o da persona dallo stesso a ciò delegata, per iscritto (posta elettronica con notifica di consegna, posta prioritaria o raccomandata, lettera consegnata a mano, telegramma, fax), non oltre quindici giorni dopo la data della riunione nel corso della quale è avvenuta l’assegnazione.

A seguito dell’assegnazione dei nuovi ruoli vengono aggiornati il Registro dei Volontari e i documenti “Organizzazione Interna” e “Firma per ricevuta”.

I ruoli di Legale, Promoter, Webmaster, Grafico, Responsabile Ufficio Stampa, Responsabile Ufficio Acquisti, Responsabile Tavoli Informativi e Coordinatore Artistico possono essere ricoperti per cinque anni e sono riassegnabili.

Tali ruoli decadono:

  • automaticamente, trascorsi cinque anni dall’assegnazione degli stessi;
  • a seguito di dimissioni comunicate per iscritto al Presidente. Le dimissioni hanno decorrenza immediata;
  • per esclusione decretata dalla maggioranza dei membri del Consiglio Direttivo per gravi motivi, sentite le motivazioni del Volontario, se possibile e se richiesto dallo stesso; l’esclusione ha effetto immediato dalla data di ricevimento della notifica del provvedimento, da effettuarsi a mezzo di raccomandata a.r.;
  • per decesso.

 

Se nel corso dell'anno sociale viene a mancare uno dei ruoli assegnati, il Consiglio Direttivo procederà ad assegnare il ruolo a uno dei Volontari aventi i requisiti previsti. In ogni caso, l’assegnazione del nuovo ruolo decade al temine del mandato dei Consiglieri Direttivi in carica.

Le variazioni avvenute devono essere comunicate a tutti i Soci, dal Presidente o da persona dallo stesso a ciò delegata, per iscritto (posta elettronica con notifica di consegna, posta prioritaria o raccomandata, lettera consegnata a mano, telegramma, fax), non oltre quindici giorni dopo la data della variazione.

 

 

7. GRUPPO ATTIVO 

Il Gruppo Attivo ha il compito di:

  • attuare il programma delle attività elaborato dal Consiglio Direttivo,
  • attuare le decisioni del Consiglio Direttivo,
  • realizzare i progetti, le attività e le iniziative definiti dal Consiglio Direttivo,
  • coordinare i Volontari nello svolgimento delle attività,
  • aggiornare il Consiglio Direttivo sullo svolgimento delle attività,
  • riferire al Consiglio Direttivo in caso di problematiche.

 

Le riunioni del Gruppo Attivo hanno cadenza basata sulle necessità organizzative delle iniziative in atto.

La convocazione è fatta dal Presidente o da persona dallo stesso a ciò delegata, mediante comunicazione scritta (posta elettronica con notifica di consegna) almeno due giorni prima della data della riunione; solo in caso di urgenza il Gruppo Attivo potrà essere convocato nelle ventiquattro ore precedenti la riunione.

Nella convocazione vengono specificati l'ordine del giorno, la data, il luogo e l'ora della riunione.

 

l luogo dello svolgimento delle riunioni viene scelto in base al numero di partecipanti, all’eventuale costo d’affitto e alla raggiungibilità del posto da parte dei convocati.

 

E’ possibile proporre punti all’ordine del giorno informando per tempo il Presidente prima dell’invio via e-mail della comunicazione di convocazione, oppure in sede stessa di riunione. Tutti i punti proposti saranno trattati in successione ai punti previsti all’ordine del giorno, compatibilmente con il tempo disponibile.

Alla riunione del Gruppo Attivo vengono convocati i Responsabili di Settore e i Volontari Attivi coinvolti nell’iniziativa a cui la riunione è dedicata, oltre ai Consiglieri Direttivi; possono assistere il Segretario, il Tesoriere, gli altri Responsabili di Settore e Volontari Attivi, oltre ai membri del Collegio dei Probiviri o del Collegio dei Revisori, salvo diverse disposizioni del Consiglio Direttivo. Inoltre possono essere invitati i Soci e i Volontari dell’Associazione e tutti coloro che, pur non essendo Soci o Volontari, abbiano fatto esplicita richiesta di poter assistere, salvo diverse disposizioni del Consiglio Direttivo.

 

Le persone che non possono partecipare alla riunione a cui sono state convocate sono tenute ad informare il Presidente e ad aggiornalo in merito alle scadenze di propria competenza.

 

Per la validità della riunione del Gruppo Attivo è necessaria la presenza fisica, telematica o telefonica, di almeno due persone convocate.

Tutti i presenti devono firmare l’apposito modulo per la raccolta delle firme.

 

La riunione del Gruppo Attivo è presieduta dal Presidente o, in sua assenza, dal Vicepresidente o, in assenza di quest'ultimo, da un presiedente scelto dalla maggioranza dei componenti del Gruppo Attivo presenti alla riunione.

 

Le funzioni di segretario sono svolte dal Segretario o, in sua assenza, da una persona scelta dalla maggioranza dei componenti del Gruppo Attivo presenti alla riunione.

 

Gli aggiornamenti emersi in occasione della riunione sono riportati in un verbale, firmato dal presiedente e dai componenti del Gruppo Attivo presenti alla riunione, che viene inviato a tutti i componenti del Gruppo Attivo, dal Presidente o da persona dallo stesso a ciò delegata, per iscritto (posta elettronica con notifica di consegna), non oltre quindici giorni dopo la data della riunione.

 

Ciascun verbale della riunione del Gruppo Attivo viene inserito nel Libro dei Verbali.

 

 

8. MONITORAGGIO DELLE ATTIVITA’ 

A seguito di ogni riunione e al termine di ciascun mese, il Presidente aggiorna il documento di “avanzamento delle decisioni” che tiene traccia dello stato di attuazione delle attività nel tempo.

 

L’efficienza delle attività dell’Associazione viene valutata attraverso degli indicatori che tengono conto dell’attuazione nei tempi previsti delle decisioni prese in occasione delle riunioni di Assemblea, Consiglio Direttivo e Gruppo Attivo.

 

Ogni anno vengono definiti gli obiettivi da raggiungere. L’andamento degli indicatori viene monitorato mensilmente e i risultati raggiunti vengono confrontati con gli obiettivi prefissati e con i valori degli anni precedenti.

 

 

9. COLLABORATORI OCCASIONALI 

E’ possibile collaborare a titolo gratuito con l’Associazione in modo saltuario o in occasione di un singolo evento, senza entrare a far parte dell’Associazione.

In tal caso, non è necessario compilare il modulo di adesione, ma viene richiesta la compilazione del modulo “collaborazione all’evento”.

 

 

10. SOSTENITORI 

Coloro che, in relazione a un singolo evento organizzato dall’Associazione, vogliono contribuire mediante conferimento in denaro per un importo non inferiore alla quota stabilita dal Consiglio Direttivo per l’evento medesimo, vengono definiti Sostenitori. Al Sostenitore viene richiesto di compilare il modulo “sostegno dell’evento”.

Ciascun Sostenitore può scegliere di sostenere uno o più iniziative.

 

Per ringraziare i Sostenitori del loro generoso contributo, finalizzato al raggiungimento degli scopi associativi, l’Associazione riporterà il loro nome e/o logo nel materiale pubblicitario relativo all’iniziativa sostenuta.

Il nome e/o logo di eventuali altri Sostenitori che sceglieranno di sostenere l’iniziativa in data successiva alla stampa del materiale pubblicitario sarà riportato nel materiale informatico che verrà inviato via e-mail per pubblicizzare l’evento.

Inoltre, a tutti i Sostenitori sarà data visibilità sul Sito in occasione della campagna pubblicitaria relativa all’evento sostenuto.

 

Su richiesta del Sostenitore, è possibile realizzare dei volantini dell’evento sostenuto dedicati al singolo Sostenitore, il quale finanzierà completamente il costo degli stessi, oltre a donare l’importo previsto per il sostegno dell’evento.

 

 

11. COMUNICAZIONE 

Gli eventi dell’Associazione vengono pubblicizzati attraverso la realizzazione e diffusione di locandine e volantini, l’invio del comunicato stampa a tutti i contatti e-mail e la pubblicazione del comunicato sul Sito e sul gruppo Facebook dell‘Associazione. Inoltre vengono promossi attraverso i canali (siti internet, stampa, tv, ecc.) che scelgono di dare visibilità alle iniziative dell’Associazione.

 

Attraverso l’invio di Newsletter, l’Associazione informa tutti i Soci, i Volontari e gli iscritti al servizio sulle proprie attività, sulle iniziative organizzate da altri e sostenute da we have a dream e su notizie attinenti alle tematiche affrontate dall’Associazione.

 

L’esito, il bilancio e l’utilizzo del ricavo netto di ciascuna iniziativa organizzata dall’Associazione e i relativi materiali (foto, video, ecc.) sono pubblicati sul Sito.

 

Le relazioni annuali delle attività svolte, i bilanci consuntivi annuali e gli indicatori di efficienza sono pubblicati sul Sito.

 

 

12. GESTIONE ECONOMICA 

La Cassa dell’Associazione è costituita dalla Cassa Contanti e dai soldi depositati presso il Conto Corrente intestato all’Associazione.

La Cassa Contanti dell’Associazione, contenente un importo non superiore a 1.000 euro, viene conservata dal Tesoriere; il Presidente dispone di un importo della Cassa Contanti non superiore a 500 euro per l’effettuazione di spese di emergenza o nel caso di indisponibilità del Tesoriere.

Le operazioni di prelievo e versamento relative al Conto Corrente possono essere effettuate dal Presidente o dal Tesoriere.

Il Bancomat viene conservato dal Presidente o dal Tesoriere e può essere utilizzato dai membri del CD e dal Tesoriere.

Le password di accesso al conto online vengono conservate dal Presidente e dal Tesoriere.

 

Qualora ci sia la necessità di spendere dei soldi per conto dell’Associazione, questi potranno essere anticipati dal Volontario Attivo incaricato dal Consiglio Direttivo all’effettuazione delle spese, il rimborso delle quali deve essere richiesto tramite la compilazione del modulo “rimborso spese documentate”, presentato al Consiglio Direttivo unitamente alle ricevute/scontrini fiscali relativi.

I rimborsi sono limitati a spese effettuate dai Volontari per conto dell’Associazione e su incarico del CD.

A seguito dell’autorizzazione al rimborso da parte del Consiglio Direttivo, il Tesoriere corrisponderà al richiedente un importo equivalente a quanto riportato nella colonna “importo totale”. Il modulo sarà quindi firmato dal Tesoriere per l’avvenuto pagamento e dal richiedente per ricevuta.

Il modulo compilato, corredato delle fotocopie delle ricevute/scontrini fiscali, verrà quindi archiviato e conservato dal Presidente o presso la Sede. Gli originali delle ricevute/scontrini fiscali verranno conservati, dal Presidente o presso la Sede, insieme a tutti gli altri documenti fiscali relativi alle spese effettuate dall’Associazione, catalogati per anno.

 

Ciascuna spesa di importo superiore ai 100 euro sarà effettuata a seguito della valutazione di diversi preventivi e della verifica della possibilità di omaggi, sconti o convenzioni dedicate ad associazioni di volontariato e/o ONLUS.

 

Una volta l’anno viene predisposto il bilancio preventivo per l’anno in corso, durante l’anno viene tenuto sotto controllo l’andamento delle entrate e delle uscite dell’Associazione e a fine anno viene predisposto il bilancio consuntivo, che viene pubblicato sul Sito.

 

Vengono inoltre elaborati bilanci preventivi e consuntivi per i singoli eventi organizzati. L’utilizzo del ricavato netto degli eventi dell’Associazione avviene secondo quanto definito nello Statuto.

L’Associazione può decidere di destinare parte del ricavo netto di ciascun evento al sostegno di associazioni o enti che si occupano della tematica sociale a cui l’evento è dedicato, ma, salvo casi particolari, motivabili e documentabili, il sostegno avverrà preferibilmente tramite l’acquisto di beni utili (medicinali, alimenti, vestiario, ecc.) piuttosto che tramite la donazione di denaro.

 

I contributi ricevuti per le Tessere Socio, le donazioni ricevute per i materiali informativi e i gadget, le donazioni libere, eventuali contributi da Enti Pubblici o da privati e i contributi del 5 per mille dell'Irpef vengono utilizzati per sostenere le spese per:

  • il funzionamento dell’Associazione,
  • l’acquisto di beni e servizi,
  • lo svolgimento delle attività di volontariato,
  • la realizzazione di eventi, progetti e iniziative informative e di sensibilizzazione,
  • lo svolgimento di attività di beneficenza e assistenza sociale diretta.

 

L’utilizzo dei contributi del 5 per mille dell’Irpef in riferimento alle spese sostenute viene formalizzato in base a quanto previsto dalle Linee guida per la rendicontazione del contributo del 5 per mille predisposti dalla Direzione Generale per il Terzo Settore del Ministero del Lavoro e Politiche Sociali.

Le spese riferite all’utilizzo del contributo del 5 per mille dell’Irpef sono riportate nei file relativi ai bilanci di ciascun anno, in un foglio dedicato, in cui sono indicati:

  • i costi sostenuti nell’anno sociale in relazione ai diversi contributi del 5 per mille in base all’anno finanziario,
  • il rendiconto totale dell’utilizzo di ciascun contributo, tenendo conto dei costi sostenuti nei diversi anni sociali.

 

A fronte di ogni contributo in denaro ricevuto dall’Associazione, ad eccezione del contributo del 5 per mille e delle eventuali competenze di liquidazione del Conto Corrente, viene rilasciata una ricevuta in carta semplice, timbrata e firmata da un membro del Consiglio Direttivo o dalle persone da questo autorizzate.

Nel caso di forniture, servizi o prestazioni gratuite non vengono rilasciate ricevute.

 

Poiché le operazioni effettuate dalle organizzazioni di volontariato sono considerate fuori dal campo di applicazione dell’IVA (art. 8, L. 266/91), l’Associazione non è obbligata a tenere i registri obbligatori ai fini dell’imposta sul valore aggiunto, di cui al DPR 633/72.

 

 

13. DOCUMENTAZIONE 

L’Associazione utilizza una documentazione che rispetta i requisiti ISO 9001:2000 con lo scopo di poter ottenere una certificazione del Sistema di Gestione per la Qualità adottato.

 

Tutti i documenti emessi da we have a dream utilizzano il carattere Century Gothic e sono scritti con tutte le parole in minuscolo, compatibilmente con il corretto uso della grammatica italiana, tranne nel caso delle parole chiave convenzionali relative alla Associazione, quali ad es. Volontari. L’uso del grassetto è riservato al nome we have a dream.

 

I documenti, i moduli e i modelli dell’Associazione sono elaborati e revisionati dal Presidente, verificati dal Legale e approvati dal Consiglio Direttivo. Il Presidente firma i documenti in rappresentanza del Consiglio Direttivo.

 

Ogni documento contiene i seguenti elementi caratteristici: nell’intestazione il logo, la denominazione we have a dream associazione di volontariato, il titolo del documento, il nome del file (composto dall’acronimo whad, dal nome del documento e dalla data di emissione o revisione), la funzione di chi redige, verifica o approva, l’indice di revisione, la data di emissione o revisione e il numero di pagina corrente rispetto al numero di pagine totali; nel piè di pagina i dati identificativi dell’Associazione (denominazione, indirizzo della sede legale, codice fiscale, recapiti e indirizzo del Sito).

Nella prima pagina di ciascun documento viene inoltre riportata la tabella delle modifiche apportate al documento stesso.

Ogni modulo contiene i seguenti elementi caratteristici: nell’intestazione il logo, la denominazione we have a dream associazione di volontariato, il titolo del modulo, il nome del modulo preceduto dall’acronimo whad, l’indice di revisione, la data di emissione o revisione, il numero di pagina corrente rispetto al numero di pagine totali e, nel caso dei moduli il cui si vuole specificare la data di compilazione, il nome del file (composto dall’acronimo whad, dal nome del documento e dalla data di compilazione); nel piè di pagina i dati identificativi dell’Associazione (denominazione, indirizzo della sede legale, codice fiscale, recapiti e indirizzo del Sito) o almeno e-mail e indirizzo del Sito.

 

Tutti i documenti, i moduli e i modelli sono riportati nei rispettivi elenchi, che vengono aggiornati ogni qual volta venga aggiunto un documento, modulo o modello o modificato uno di quelli in elenco.

Oltre ai documenti essenziali, ovvero l’Atto Costitutivo, lo Statuto, il Regolamento, il Libro dei Soci, il Registro dei Volontari e il Libro dei Verbali, l’Associazione utilizza i documenti “Organizzazione Interna”, “Firma per ricevuta” e “wehaveadream.info”.

 

Il documento “Organizzazione Interna” riepiloga i nomi e gli incarichi delle persone che ricoprono cariche elettive o ruoli chiave.

 

Nel documento “Firma per ricevuta” sono riportati i nomi e le firme dei Volontari autorizzati dal Presidente a firmare in sua vece le ricevute emesse a nome dell’Associazione, per finalità attinenti agli scopi associativi e nel rispetto dello Statuto. In caso di necessità, i Consiglieri Direttivi possono delegare a firmare altre persone, utilizzando il modulo “delega in deroga al documento FIRMA PER RICEVUTA”.

 

Il documento “wehaveadream.info” definisce la struttura del Sito e riepiloga i testi pubblicati.

 

Il modulo per la domanda di adesione e i moduli utilizzabili dai Soci o dai Volontari sono disponibili sul Sito nella pagina “modulistica” o possono essere richiesti al Consiglio Direttivo, il quale potrà fornire anche informazioni in merito alla loro corretta compilazione.

 

Le versioni originali dei documenti in vigore, cartacei e informatici, sono conservate dal Presidente.

 

Il Presidente archivia anche tutto lo storico relativo agli eventi organizzati, alle tematiche affrontate, alle attività svolte, alle riunioni effettuate e la documentazione relativa all’espletamento di obblighi amministrativi, contabili e fiscali. Almeno una volta al mese effettuata un back-up della documentazione informatica. Inoltre custodisce il timbro dell’Associazione.